איך מתכוננים לחוק הקלטת השיחות לפני 22 במרץ 2027?

שלב 1: לבדוק אם החוק חל עליכם

• האם התחום שלכם באחת מעשר הקטגוריות של התוספת התשיעית, או שאתם גוף פיננסי?
• האם העסקה היא 750 ₪ ומעלה? כוללים עסקאות נוספות שנעשו בעקבות אותו שיווק, סכום שנתי במנוי בלי סוף, וכל התקופה במנוי לתקופה קצובה.
• האם הסכום לא ידוע בזמן השיחה? אם כן, החוק מתייחס לעסקה כאילו היא מעל הסף.
• האם יש חריג שחל עליכם, למשל רישיון רואה חשבון בבדיקת החזרי מס?

שלב 2: למפות כל דרך שבה מדברים עם לקוחות

• הקו הראשי והמרכזייה.
• הניידים של הנציגים, כולל ניידים פרטיים.
• מוקד חיצוני או נציגים עצמאיים שמדברים בשמכם.
• אפליקציות שיחה אחרות שהנציגים משתמשים בהן.
• פגישות וידאו, אם אתם מוכרים בהן (מקרה לא ברור, לבדוק מול עורך דין).

שלב 3: הקלטה והודעה

• לבחור מערכת שמקליטה כל שיחה, נכנסת ויוצאת, ולהעביר אליה את כל שיחות המכירה והשירות.
• להקליט הודעה במרכזייה: השיחה מוקלטת, ואפשר לקבל את ההקלטה לפי בקשה.
• לתת לנציגים משפט פתיחה קבוע לשיחות יוצאות.

שלב 4: שמירה ומסירה

• מדיניות שמירה: שנתיים לפחות אם נכרתה עסקה, שישה חודשים לפחות אם לא. הכי פשוט: שנתיים לכולן.
• לא למחוק הקלטות ששמורות אצלכם כבר עכשיו, בגלל הוראת המעבר.
• לקבוע מי מטפל בבקשות של לקוחות, ואיך מוצאים הקלטה מהר.
• תבנית תשובה ללקוח, ורישום של תאריך הבקשה ותאריך המסירה.
• בקשה ראשונה בתוך התקופה בחינם. לא לגבות בטעות.

שלב 5: הדרכה ובדיקה

• לעבור עם הנציגים על הנוהל: איפה מדברים, מה אומרים בפתיחה, למי מעבירים בקשה להקלטה.
• לעשות שיחת ניסיון: לבדוק שההודעה נשמעת, שההקלטה נשמרת, ושאפשר למצוא אותה בכרטיס הלקוח.
• לעבור עם עורך דין על המקרים הגבוליים של העסק שלכם.

איך זה עובד בונטוס

בונטוס כל שיחה שעוברת במרכזייה של העסק מוקלטת ונכנסת לצ׳אט של הלקוח, באותו שרשור של הוואטסאפ שלו, ונשמרת 3 שנים בכרטיס הלקוח. ההקלטה והשמירה כלולות במנוי. אנחנו המערכת היחידה בישראל שמכניסה את השיחות המוקלטות לתוך הצ׳אט בוואטסאפ. את ההודעה שהשיחה מוקלטת אתם משמיעים במרכזייה או אומרים בעצמכם.