ונטוס · הקלטת שיחות · החזרי מס
ערוכים לחוק ההקלטות 2027חברות החזרי מס
הקלטת שיחות לחברות החזרי מס: התלושים, השיחות והעמלה באותו צ׳אט
התשובה הקצרה: הקלטת שיחות לחברות החזרי מס בונטוס מקליטה לבד כל שיחה שעוברת דרך המרכזייה, ומכניסה אותה לצ׳אט של הלקוח, באותו שרשור שבו הוא שולח בוואטסאפ את התלושים והטפסים. בדיקת זכאות להחזר מס שלא בידי רואה חשבון או יועץ מס מורשה נמצאת בתיקון 74, ולכן מ-22 במרץ 2027 צריך להקליט, לשמור ולמסור. ההקלטה, השמירה והמסירה מטופלות במערכת.
- כל שיחה מוקלטת לבד ונכנסת לצ׳אט של הלקוח.
- התלושים, הטפסים והשיחות בשרשור אחד.
- הלקוח שואל "מה אמרתם על העמלה?" שולחים לו את ההקלטה.
- לחיצה אחתמחייגים מהצ׳אט של הלקוח
- המספר של העסקגם המספר הקיים, אחרי ניוד
- סיכום בעבריתתוך כמה דקות, בכרטיס הלקוח
- 3 שניםשמירה, כלולה במנוי
ככה נראית שיחה של החזרי מס בונטוס
- 01
ליד מהמודעה
שכירה ראתה מודעה "בדקו אם מגיע לכם החזר" והשאירה פרטים. מיד יוצאת אליה הודעת וואטסאפ: מי אתם, ומה תצטרך להכין לשיחה.
- 02
שיחת בדיקה
הנציג לוחץ להתקשר מתוך הצ׳אט. בתחילת השיחה נשמעת ההודעה שהיא מוקלטת. התסריט על המסך מזכיר מה לשאול: שנות עבודה, מעסיקים, תקופות בלי עבודה, ילדים, תרומות, וגם מה חובה להגיד על העמלה.
- 03
המסמכים נוחתים בצ׳אט
אחרי השיחה יוצא אליה בלחיצה סיכום עם רשימת המסמכים. היא שולחת בוואטסאפ את התלושים והטפסים, והם יושבים באותו צ׳אט עם ההקלטה.
- 04
ההחזר נכנס, והשאלות מגיעות
כשההחזר נכנס והיא רואה את החיוב שלכם, היא מתקשרת. הנציג פותח את הכרטיס, קורא את הסיכום של שיחת הבדיקה, ויכול לשלוח לה את ההקלטה של מה שהוסבר על העמלה.
מי בפנים ומי בחוץ
הקטגוריה בחוק היא שירות של בדיקת זכאות להחזר מס, שלא בידי מי שקיבל רישיון לפי חוק רואי חשבון או לפי חוק יועצי המס. כלומר חברות החזרי מס שאינן רואי חשבון או יועצי מס מורשים בפנים. רואה חשבון או יועץ מס מורשה מוחרג מהקטגוריה הזו.
אם בחברה עובד רואה חשבון אבל החברה עצמה אינה בעלת רישיון, זו שאלה לעורך דין. גם אם אתם מוחרגים, הקלטה של שיחות שבהן מוסברת עמלה היא הגנה טובה.
הוויכוח הקבוע: העמלה
בהחזרי מס הלקוח שומע בשיחה הראשונה "יכול להיות שמגיעים לך כמה אלפים". חודשים אחר כך ההחזר נכנס, והחיוב שלכם מפתיע אותו. "לא אמרו לי שזה אחוז", "חשבתי שזה רק אם יוצא הרבה".
בונטוס שיחת הבדיקה מוקלטת בצ׳אט שלו, והסיכום כותב מה הוסבר על העמלה. התסריט על המסך מוודא שכל נציג אומר את זה באותה צורה, בכל שיחה. וכשהלקוח מבקש את ההקלטה, היא בכרטיס שלו.
תיקים שנמשכים חודשים
תיק החזר מס יכול להימשך זמן: אוספים מסמכים, מגישים, מחכים, עונים לשאלות. לאורך הדרך יש הרבה שיחות קצרות, ולפעמים כמה נציגים.
בונטוס כל השיחות של התיק נמצאות לפי הסדר באותו צ׳אט, עם סיכום לכל אחת. לקוח שלא שולח מסמכים? לקוח שלא עונה מקבל הודעת וואטסאפ אוטומטית במקום שהתיק ייתקע.
- השמירה לפי החוק נספרת מיום כל שיחה. בונטוס כל ההקלטות נשמרות 3 שנים.
- גם לקוח שלא נמצא זכאי, או שלא חתם, נשמר. החוק דורש חצי שנה לפחות גם כשאין עסקה.
- ההרשאות נאכפות בשרת, וכל האזנה נרשמת. מידע על הכנסות ומשפחה הוא רגיש.
מוקד שמחייג בשבילכם
הרבה חברות מעבירות את השיחה הראשונה למוקד. החוק חל גם על שיחות של מי שפועל מטעמכם. כשהמוקד עובד בתוך ונטוס, מהמספר שלכם, השיחות שלו נכנסות לאותו כרטיס, ואתם רואים מה נאמר בשמכם.
- תקציר: הלקוחה שכירה, החליפה שלושה מקומות עבודה בחמש השנים האחרונות, הייתה תקופה בחופשת לידה.
- סוכם: הוסבר שהעמלה היא אחוז מההחזר, ונגבית רק אם יש החזר. הלקוחה אישרה שהבינה.
- הצעד הבא: איסוף טפסים ובדיקה ראשונית.
- משימות שלנו: לשלוח בוואטסאפ את רשימת הטפסים ואת הסבר העמלה בכתב.
- משימות של הלקוחה: לשלוח טפסים שנתיים מכל המעסיקים ואישור על תרומות.
שולחים ללקוח בוואטסאפ בלחיצה, או משאירים בכרטיס בשביל הצוות.
"זה המספר שלי?" כן.
הלקוח רואה את המספר של העסק, לא את הנייד הפרטי. אפשר לנייד את המספר הקיים למרכזייה בענן שמחוברת לונטוס, ולקבל ולהוציא שיחות מאותו מספר: מהמחשב, מהטלפון או מטימס. את כל המקרים בודקים איתכם בהקמה, לפני שנוגעים במספר.
החוק החדש חל על רוב העסקים כאן
בדיקת זכאות להחזר מס נמצאת בתוספת התשיעית, למעט מי שיש לו רישיון רואה חשבון או יועץ מס. אם אתם בתוך הקטגוריה, מ-22 במרץ 2027 צריך להקליט כל שיחה לעניין עסקה מ-750 ₪. עמלה באחוזים מהחזר שעוד לא ידוע נחשבת כעוברת את הסף.
שאלות נפוצות
חברת החזרי מס חייבת להקליט שיחות?
אם אינכם רואי חשבון או יועצי מס מורשים, כנראה שכן. בדיקת זכאות להחזר מס נמצאת בתוספת התשיעית, ומ-22 במרץ 2027 צריך להקליט כל שיחה לעניין עסקה מ-750 ₪. זה לא ייעוץ משפטי, ובמקרה גבולי כדאי לבדוק מול עורך דין.
אני רואה חשבון ועושה החזרי מס, זה חל עליי?
הקטגוריה של החזרי מס מחריגה במפורש בעלי רישיון רואה חשבון ויועצי מס מורשים. אם אתם עושים גם דברים אחרים, כדאי לבדוק אותם בנפרד. גם בלי חובה, הקלטה של שיחות על שכר טרחה מגינה עליכם.
לקוח ביקש את ההקלטה, כמה זמן יש לי?
לפי החוק 10 ימי עסקים, והפעם הראשונה בתוך התקופה בחינם. בונטוס ההקלטה כבר בכרטיס שלו, ואפשר לשלוח לו אותה.
האם הלקוח יראה את הנייד של הנציג?
הלקוח רואה את המספר של העסק, לא את הנייד הפרטי שלכם. כשאתם לוחצים להתקשר, הטלפון שלכם מצלצל קודם, אתם עונים, ורק אז המערכת מחייגת ללקוח מהמספר של העסק.
אפשר להשאיר את המספר שמופיע במודעות שלנו?
כן, המספר שלכם. אפשר להשאיר את מספר העסק הקיים. ההמלצה שלנו היא לנייד אותו למרכזייה בענן שמחוברת לונטוס, והלקוחות ממשיכים להתקשר לאותו מספר שהם מכירים. אפשר גם לפתוח מספר חדש במרכזייה, או להשאיר את המספר אצל הספק הנוכחי ולהפנות את השיחות למרכזייה. מועד הניוד נקבע על ידי החברות, ואנחנו מתכננים אותו כך שלא יהיה רגע של קו מת.
מי משמיע את ההודעה שהשיחה מוקלטת?
המערכת לא מכריזה בשמכם שהשיחה מוקלטת. את ההודעה מגדירים כהקלטה קולית במרכזייה, או שהנציג אומר משפט פתיחה קצר.
הנציגים צריכים לזכור להקליט?
לא. כל שיחה שעוברת דרך המרכזייה מוקלטת לבד. שיחה ישירה מנייד פרטי לא מוקלטת, ולכן עובדים רק מתוך ונטוס.
כמה זה עולה?
המנוי של ונטוס עולה 621 ₪ לחודש לפני מע״מ. ההקלטה והשמירה ל-3 שנים כלולות במנוי, בלי תשלום לדקת הקלטה ובלי תקרה על מספר השיחות. תמלול וסיכום עולים 5 ₪ לשעה, לפי דקה מהדקה הראשונה. את ספק המרכזייה אתם משלמים ישירות.